Responsable du traitement
La Ville de Montrouge, située au 43 avenue de la République, 92120 Montrouge, est responsable des traitements de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de l’utilisation de son intranet interne.
Pour toute question relative à la protection des données personnelles, vous pouvez contacter:
Délégué à la protection des données (DPO)
Par courrier à Monsieur le Maire, 43 avenue de la République 92120 - Montrouge
Objet de la présente politique
La présente politique de confidentialité a pour objectif d’informer les agents de la Ville de Montrouge des conditions dans lesquelles leurs données personnelles sont collectées, utilisées et protégées dans le cadre de l’utilisation de l’intranet.
Ces traitements sont réalisés conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. législation française applicable en matière de protection des données.
Finalités des traitements
Les données personnelles collectées via l’intranet sont traitées pour les finalités suivantes :
- gestion des comptes utilisateurs et authentification
- mise à disposition de l’annuaire interne
- communication interne (actualités, messagerie, notifications)
- accès aux outils et applications métiers
- gestion documentaire et partage de fichiers
- organisation et gestion d’événements internes
- production de statistiques d’utilisation à des fins d’amélioration du service
- sécurisation du système d’information
Les données collectées ne sont en aucun cas utilisées à des fins commerciales.
Base légale des traitements
Conformément à l’article 6 du RGPD, les traitements de données personnelles reposent principalement sur :
- l’exécution d’une mission d’intérêt public confiée à la Ville de Montrouge ;
- le respect d’obligations légales et réglementaires ;
- l’intérêt légitime de la collectivité, notamment pour assurer la sécurité et le bon fonctionnement de son système d’information.
Application mobile (Android / iOS)
L’application mobile Montrouge Connect peut collecter automatiquement certaines informations lors de son installation ou de son utilisation, notamment :
- le type d’appareil mobile utilisé
- l’identifiant unique de l’appareil
- l’adresse IP de l’appareil
- le système d’exploitation mobile
- le type de navigateur utilisé
Ces informations sont collectées uniquement dans le but de permettre le bon fonctionnement et la fourniture des services proposés par l’application.
L’application ne collecte pas de données de localisation précise de votre appareil mobile.
L’application logicielle Ametys Mobile est développée par la société Anyware Services – Ametys Territorial.
Catégories de données traitées
Selon les fonctionnalités utilisées, les catégories de données suivantes peuvent être traitées :
Données d’identification
- nom et prénom
- service ou direction
- fonction ou grade
- adresse électronique professionnelle
- identifiant interne
Données techniques
- adresse IP
- données de connexion (date, heure, journaux d’accès)
- informations relatives au terminal utilisé
Données liées à l’utilisation de l’intranet
- publications internes
- commentaires
- documents partagés
- participation à des événements internes
Sauf cas particulier prévu par la réglementation, aucune donnée sensible n’est traitée via l’intranet.
Destinataires des données
Les données peuvent être accessibles :
- aux services habilités de la Ville de Montrouge ;
- aux administrateurs du système d’information ;
- aux prestataires techniques agissant en qualité de sous-traitants (hébergement, maintenance, support), dans le strict respect des obligations contractuelles et du RGPD.
Aucun transfert de données en dehors de l’Union européenne n’est effectué sans la mise en place de garanties appropriées.
Durées de conservation
Les données sont conservées pendant des durées proportionnées aux finalités poursuivies, conformément à l’article 5.1.e du RGPD :
- Comptes utilisateurs : pendant la durée d’emploi de l’agent au sein de la Collectivité, puis désactivation à la cessation de fonctions et suppression au bout de 3 mois suivant le départ ;
- Données de connexion : pendant la durée nécessaire à la sécurité et à l’exploitation du système d’information
- Documents publiés : conformément à la politique d’archivage interne de la collectivité
- Données statistiques : sous forme anonymisée, sans limitation de durée ;
- Réactions et commentaires : conservés tant que la publication est accessible, puis anonymisés si nécessaire ou supprimés
Les durées précises sont définies dans le registre des traitements tenu par la collectivité.
Sécurité des données
La Ville de Montrouge met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la sécurité et la confidentialité des données personnelles, notamment :
- authentification sécurisée des utilisateurs
- gestion des habilitations et des accès
- journalisation des accès et des opérations
- sauvegardes régulières des données
- protection du réseau et des serveurs
Chaque agent est également tenu de respecter les Conditions Générales d’Utilisation de l’intranet ainsi que les règles de sécurité informatique applicables au sein de la collectivité.
Droits des agents
Conformément aux articles 15 à 21 du RGPD et à la loi du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, vous disposez des droits suivants :
- Droit d’accès à vos données personnelles : Obtenir la confirmation que des données vous concernant sont traités et en obtenir copie :
- Droit de rectification : faire corriger des données inexactes ou incomplètes ;
- Droit à l’effacement : Obtenir la suppression de vos données dans les cas prévus par le RGPD
- Droit à la limitation du traitement : Demander la suppression temporaire du traitement de vos données ;
- Droit d’opposition : Vous opposer au traitement de vos données pour des raisons tenant à votre situation particulière, lorsque le traitement est fondé sur l’intérêt légitime ou la mission d’intérêt public ;
- Droit de portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine, dans les cas applicables ;
Pour exercer vos droits ou pour toute question relative à la protection de vos données personnelles, vous pouvez contacter le Délégué à la protection des données à l’adresse suivante :
Par courrier à Monsieur le Maire, 43 avenue de la République 92120 - Montrouge
En cas de réponse insatisfaisante, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) : 3 place de Fontenoy, 75334 Paris Cedex 07 ou www.cnil.fr
Mise à jour de la politique
La présente politique de confidentialité est susceptible d’être mise à jour afin de tenir compte des évolutions réglementaires, techniques ou organisationnelles.
La version en vigueur est accessible en permanence sur l’intranet de la Ville de Montrouge.